民泊の予約管理はどうやって行う?予約システムを導入する4つのメリットや選び方のポイントを紹介!

宿泊予約システムとは

宿泊予約システムとは、予約数や残室数、宿泊客のデータ、料金設定など、宿泊に関するさまざまなデータを一元管理できるシステムです。民泊のような小規模施設に特化したシステムもあり、必要な機能だけをコンパクトにまとめた、低コストで利用できるものもあります。

宿泊予約システムを活用することで、これまで手作業で行っていたフロント業務を効率化できます。業務効率化だけでなく、予約実績を分析できたり、これまでの宿泊客にメルマガを送信できたりなど、新規の宿泊客を獲得し、リピート率を高められるのも魅力です。

宿泊予約システムの主な機能

1、予約管理

宿泊予約サイトでの空室状況の一括反映や予約受付、キャンセル待ち受付など、予約関連の業務全般を自動化できる機能です。

予約カレンダーは空室状況を視覚的に把握できるため、お客様にとって使いやすく、Webから受け付けた予約は空室状況にリアルタイムで自動反映されるため、オーバーブッキングやダブルブッキングの心配はありません。

2、顧客管理

顧客の基本情報の管理、アレルギー情報やクレーム履歴、宿泊者名簿の電子化など、顧客情報を管理できる機能です。宿泊者名簿の電子化にも役立つ機能で、旅館業法の定める「宿泊者名簿の3年以上の保管」への対応もできます。宿泊者名簿の電子化は、物理的な保管スペースの限られる民泊にとっては特に重要でしょう。

顧客情報の抽出や検索ができるため、顧客ごとに合った情報を配信したり、宿泊履歴やメモをチェックして顧客との会話につなげることもできます。

3、プラン作成

アニバーサリープランや特典付きプラン、会員限定のシークレットプランなど、さまざまなプランを作成できる機能です。

柔軟に料金設定を行うことで宿泊単価がアップしたり、魅力的なプラン作りで新規・リピーター獲得を強化したりと、売上アップに欠かせない機能です。

4、オンライン決済対応

カード会社によるオンライン決済や、コード決済などに対応できる機能です。オンラインでの事前決済はノーショーやキャンセル料の不払いへの対策になります。

インバウンド需要や若い客層の確保にも、事前決済は有効です。外国人旅行客には現地の現金をなるべく持ち歩かないという人も多く、宿泊施設の支払いは事前決済で済ませておきたいという人も多いです。

また、若い客層はキャッシュレス決済に慣れており、スムーズに決済が行えることから、現金払いよりも、クレジット払いや電子マネー決済を好む傾向があります。

5、サイトコントローラー連携

OTAからの予約を一元管理するサイトコントローラーと連携できる機能です。

宿泊予約システムで直接予約を、サイトコントローラーでOTAからの予約を管理することになりますが、これらが連携できないと直接予約とOTAからの予約を別々に管理しなければなりません。

管理が煩雑になり業務工数が多くなるだけでなく、人的ミスも起こりやすくなるでしょう。

6、会員機能

会員向けのメルマガやクーポン配信、プラン提案、会員登録の促進などが可能な機能です。「予約画面から手軽に会員登録ができる」「会員専用プランを作成・管理できる」「会員ポイントを付与できる」など、会員登録の促進につながる機能が揃ったシステムがおすすめです。

民泊が予約システムを導入する4つのメリット

1、機会損失の防止

民泊が宿泊予約システムを導入する1つ目のメリットは、「機会損失の防止」です。

宿泊予約システムを導入することで、民泊の公式サイトにWeb予約機能を組み込めます。Web予約に対応できるようになれば、24時間365日好きなタイミングで、PCやスマホから予約ができるため、予約を取り逃すことがなくなります。

また、Web予約の導入は外国人旅行客の取り込みにも有効です。日本語での会話ができない外国人旅行客も、Webからなら機械翻訳を使い、気軽に予約ができます。

2、OTAや仲介サービスの手数料削減

民泊が宿泊予約システムを導入する2つ目のメリットは、「OTAや仲介サービスの手数料削減」です。

じゃらんや楽天トラベルなどのOTA、Airbnbをはじめとする民泊の仲介サービスは、たしかに集客に役立ちます。しかし、これらのサービスからの予約には手数料が生じるため、利益率が下がってしまいます。

一方、公式サイトからの直接予約には手数料はかかりません。公式サイトに予約機能を組み込み、直接予約を増やすことで、利益率を高められるでしょう。

3、予約業務の効率化とミス防止

民泊が宿泊予約システムを導入する3つ目のメリットは、「予約業務の効率化とミス防止」です。

宿泊予約システムを使えば、予約状況を随時各OTAに一括で反映してくれます。ダブルブッキングを防ぐことで、利用者の信頼・満足度アップにつながり、予約関連の業務工数も大きく削減できます。

4、予約データのマーケティング活用

民泊が宿泊予約システムを導入する3つ目のメリットは、「予約データのマーケティング活用」です。

宿泊予約システムの中には、予約情報の管理だけでなく、予約情報を収集してデータとして使える形にしてくれるものもあります。どのOTAからの予約が多いか、部屋のタイプやプラン別の予約数などを可視化することで、OTAの選別やプランの見直しに役立てることができ、マーケティングやPR戦略などに活用できます。

民泊の宿泊予約システムの選び方

1、既存のシステムとの連携

民泊が宿泊予約システムを選ぶ1つ目のポイントは、「既存のシステムとの連携」です。

OTAを利用している場合、利用中のOTAを網羅したサイトコントローラーは必須です。宿泊予約システムも、サイトコントローラーと連携できるものを選びましょう。

2、画面の見やすさ・操作のしやすさ

民泊が宿泊予約システムを選ぶ2つ目のポイントは、「画面の見やすさ・操作のしやすさ」です。

お客様にとっての予約画面の見やすさ・操作のしやすさは重要です。予約完了までが長いシステムや、予約画面が見づらくわかりづらいシステムでは、予約完了率が下がってしまいます。また、オーナーや従業員にとっても使いやすいシステムであることが重要です。

3、豊富な機能

民泊が宿泊予約システムを選ぶ3つ目のポイントは、「豊富な機能」です。

顧客管理や予約カレンダーの埋め込み、事前決済や多言語対応など豊富な機能が盛り込まれているシステムは予約増加につながります。

4、事前決済への対応

民泊が宿泊予約システムを選ぶ4つ目のポイントは、「事前決済への対応」です。

事前決済に対応することで、当日のチェックインやチェックアウトがスムーズになり、顧客にとってストレスがなくなります。

クレジットカードだけでなく、PayPalなど電子マネーにも対応したシステムがおすすめです。

5、多言語への対応

民泊が宿泊予約システムを選ぶ5つ目のポイントは、「多言語への対応」です。

外国人旅行客が多い地域、インバウンド需要の獲得には、多言語対応のシステムが役立ちます。どの国からの旅行客が多いのかを把握し、それに対応したシステムを選びましょう。

6、セキュリティ対策

民泊が宿泊予約システムを選ぶ6つ目のポイントは、「セキュリティ対策」です。

宿泊予約システムはお客さまの個人情報を扱うシステムです。事前決済に対応したシステムでは、クレジットカード情報も扱うため、信頼できる企業のシステムか、セキュリティ対策がしっかりしているか、事前に確認が必要です。

まとめ

今回は、民泊の予約を一括管理できる宿泊予約システムについて、主な機能とメリット、選び方をご紹介しました。

宿泊予約システムを活用することで、業務効率化だけでなく、集客や売上アップにつなげることができます。

メリットを最大化できるよう、機能やコスト面も含め自社に合ったシステムを選びましょう。

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