民泊の公式サイトへ宿泊予約システムを導入すべき理由は？機能やメリット、選び方について解説！
宿泊予約システムとは？
宿泊予約システムとは、ホテルや旅館、民泊などの宿泊予約の受付・管理に役立つ機能が組み込まれたシステムです。
民泊のような小規模施設に特化したシステムもあり、必要な機能だけをコンパクトにまとめた、低コストで利用できるものもあります。
民泊の公式サイトに予約機能を簡単に組み込むことができるため、公式サイトからの直接予約を増やしたい民泊にとっては、必須ともいえるシステムです。
直接予約を増やすためだけではなく、リピーター獲得や会員登録の促進などさまざまな目的にも役立ちます。
宿泊予約システムの機能
宿泊予約システムは主に以下のような機能があります。
・予約の受付・管理
・顧客管理
・プランの作成・管理
・オンライン決済・事前決済
・サイトコントローラー連携
・会員機能
1.予約の受付・管理
公式サイトから予約を自動で受け付けたり、予約を一元管理したりする機能です。
公式サイトに予約カレンダーや予約機能を埋め込み、スマホやPCから、24時間365日予約を受け付けられるようになります。
予約カレンダーは空室状況を目で見て把握できるのでお客さまにとって使いやすく、直接予約を引き立てることにつながるでしょう。
Webから受け付けた予約は空室状況にリアルタイムで自動反映されるため、オーバーブッキングやダブルブッキングの心配もありません。
予約業務の効率化はもちろん、人的ミスの防止にもつながります。
2.顧客管理
宿泊者・宿泊予約者などの情報を自動で登録・管理できる機能です。
宿泊者名簿の電子化にも役立つ機能で、旅館業法の定める「宿泊者名簿の3年以上の保管」への対応もできます。
登録することで顧客情報の抽出や検索もできるため、顧客一人ひとりに合った情報を配信したり、宿泊履歴やメモをチェックして顧客との会話の情報源にしたり、何かと役立つ機能です。
3.プランの作成・管理
宿泊プランの作成・管理ができる機能です。複数の宿泊プランの作成や管理ができるのはもちろん、シーズンに応じた料金設定や、会員割引・限定プランの提供などもできます。
柔軟な料金設定により宿泊単価アップを目指したり、魅力的なプラン作りで新規・リピーター獲得を強化したり、売上アップに欠かせない機能です。
4.オンライン決済・事前決済
公式サイトの予約画面からオンライン決済を受け付ける機能です。
オンラインでの事前決済を行うことで、予約をした人がキャンセルの連絡がないまま現れないことやキャンセル料の不払いへの対策になります。
また、インバウンド需要や若い客層の確保にも、事前決済は有効です。
外国人旅行客には現地の現金をなるべく持ち歩かないという人も多く、宿泊施設の支払いは事前決済で済ませておきたいという人も多いです。
さらに若い客層はキャッシュレス決済に慣れており、現金払いよりも、クレジット払いや電子マネー決済を好む傾向があります。
時間あたりの満足度の高さを重視する傾向もあり、事前決済で支払いを済ませ、当日のチェックインやチェックアウトをスムーズに済ませたいと考える人も多いです。
5.サイトコントローラー連携
オンライン上にのみある旅行代理店からの予約を一元管理する複数の予約サイトやオンラインプラットフォームの宿泊情報を一元管理し、リアルタイムで同期させるサービス(サイトコントローラー)と連携できる機能です。
宿泊予約システムで直接予約を、サイトコントローラーでオンライン上にのみある旅行代理店からの予約を管理することになりますが、
これらが連携できないと直接予約とオンライン上にのみある旅行代理店からの予約を別々に管理しないといけません。
管理がややこしくなり業務工数が多くなるだけでなく、人的ミスも起こりやすくなるでしょう。
6.会員機能
会員登録の促進や会員情報の管理ができる機能です。
「予約画面から手軽に会員登録ができる」「会員専用プランを作成・管理できる」「会員ポイントを付与できる」など、会員登録の促進につながる機能が揃ったシステムがおすすめです。
宿泊予約システムを導入するメリット
宿泊予約システムを導入することで、民泊運営に関する業務の効率化やミス防止、集客強化などさまざまな効果が期待できます。
1.機会損失の防止
民泊が公式サイトへ宿泊予約システムを導入するメリットの1つめは、機会損失の防止です。
宿泊予約システムを導入することで、民泊の公式サイトにWeb予約機能を組み込むことができるため、お客さまは24時間365日好きなタイミングで、PCやスマホから予約ができます。
特に民泊には年間180日までの営業日数の制限があるため、サイドビジネスとして運営している人も多いでしょう。
Web予約機能を搭載しておくことで電話に出られず予約を取り逃したり、予約電話が本業や睡眠の妨げになったりということがなくなります。
また、Web予約の導入は外国人旅行客の取り込みにも有効です。
日本語での会話ができない・予約をためらっていた外国人旅行客も、Webからなら機械翻訳を使い、気軽に予約ができるでしょう。
2.オンライン上にのみある旅行代理店や仲介サービスの手数料削減
民泊が公式サイトへ宿泊予約システムを導入するメリットの2つめは、オンライン上にのみある旅行代理店や仲介サービスの手数料削減です。
じゃらんや楽天トラベルなどのオンライン上にのみある旅行代理店、Airbnbをはじめとする民泊の仲介サービスは集客に役立ちますが、これらのサービスからの予約には手数料が生じるため、あまり多くのサイトに掲載すると利益率が下がってしまいます。
一方、公式サイトからの直接予約には手数料がかからないため、公式サイトに予約機能を組み込み直接予約を増やすことで、利益率を高めることができます。
特に目で見て空室状況を把握できる予約カレンダーの埋め込みは大切です。
オンライン上にのみある旅行代理店は、複数の民泊を比較するのにとても便利ですが、中には一つひとつの施設の空室状況が分かりづらいものもあるため、
予約カレンダーで空室状況を分かりやすくすることで直接予約を増やすことに繋がるでしょう。
3.予約業務の効率化とミスの防止
民泊が公式サイトへ宿泊予約システムを導入するメリットの3つめは、予約業務の効率化とミスの防止です。
公式サイトからの直接予約は宿泊予約システムに自動登録され、空室状況にリアルタイムで反映されるため、予約業務の大きな効率化と、過剰予約やダブルブッキング、予約日時の入力間違いなどのミス防止が期待できます。
もちろんお客さまの中にはスマホやWebの操作が苦手、予約を入れる前に電話で確認したいことがあるなど、電話予約を好む人もいるため、電話機能を残しておく必要はあります。
宿泊予約システムの選び方
宿泊予約システムの中には民泊に特化したもの、民泊やゲストハウスなどの小規模施設向けに、機能をコンパクトにまとめたものもあります。
必要な機能だけが揃ったコンパクトなシステムを選ぶことで、宿泊予約システムの利用料を抑えることができるでしょう。
利用料を抑えるために使いづらいシステムを選んでしまっては意味がありません。
必要な機能が揃った、従業員にとってもお客さまにとっても使いやすいシステムを選ぶことで、業務効率化や売上アップなどのメリットがあります。
民泊は宿泊予約システムをどう選べばいいのか、選定するためのポイントを紹介していきます。
1.既存のシステムや予約サイトとの連携
宿泊予約システムを選ぶポイント1つめは、既存のシステムや予約サイトとの連携です。
連携できないと、直接予約とオンライン上にのみある旅行代理店からの予約を別々に管理しないといけなくなってしまいます。
スマートロックやセルフチェックイン機などを導入している場合は、これらと連携できるシステム・併用しやすいシステムを選ぶのもおすすめです。
2.画面の見やすさ・使いやすさ
宿泊予約システムを選ぶポイントの2つめは、画面の見やすさ・使いやすさです。
オーナーや従業員にとって使いやすいシステムでなければ、業務効率化はできません。
もちろんお客さまにとっての予約画面の見やすさ・使いやすさが一番大切です。
予約完了までが長いシステムや、予約画面が見づらくわかりづらいシステムでは、予約完了率が下がってしまうでしょう。
3.事前決済への対応
宿泊予約システムを選ぶポイントの3つめは、事前決済への対応です。
事前決済に対応することで、支払いを事前に済ませ、当日のチェックインやチェックアウトをスムーズにしたいと考える人を取り込むことができるでしょう。
インバウンド需要の多い地域では、現地の現金を持ち歩きたくない外国人旅行客の取り込みに役立ちます。
外国人旅行客の獲得にはクレジットカード、PayPalを含む電子マネーに対応したシステムがおすすめです。
4.多言語への対応
民泊が宿泊予約システムを選ぶポイントの4つめは、多言語への対応です。
外国人旅行客が多い地域、インバウンド需要の獲得には、多言語対応のシステムが役立ちます。
どのような国からの旅行客が多いのか、どの言語を使っているのかを把握し、それに対応したシステムを選びましょう。
5.セキュリティ対策
民泊が宿泊予約システムを選ぶポイント5つめは、セキュリティ対策です。
宿泊予約システムはお客さまの個人情報を扱うシステムです。
事前決済に対応したシステムではクレジットカード情報も扱うため、これらの情報を漏えいさせてしまっては、信用失墜や損害賠償は避けられないでしょう。
セキュリティ対策をしっかり行っているか、信頼できる企業が提供するシステムかを確認し、安心して利用できるものを選びましょう。
<p></p> まとめ
民泊の公式サイトへ宿泊予約システムを導入することで、民泊運営における業務の効率化、集客強化や売上アップなどにつながります。
キャッシュレスやインバウンドが進む中、Web予約やWeb決裁ができるシステムは必須となってきています。
どの宿泊予約システムを選ぶかも非常に重要なため、自社の施設にあった予約システムがどれか見極めましょう。
株式会社PQDでは民泊運営代行を行っており、民宿・ホテル、規模を問わず様々な形態の物件に対応しています。
マーケティングデータの活用やハイセンスな家具や電化製品の採用によりお客様に心から満足いただける部屋作りを徹底しており、特に清掃スタッフは大手のホテルなどで経験を積んだスタッフを中心に構成し、こだわりを持って行っています。
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